DATA BASE DAN MANAJEMEN DATA BASE

A. ORGANISASI DATA

B. DATABASE

Database : kumpulan seluruh sumber daya berbasis komputer milik organisasi

Database adalah sistem file komputer yang menggunakan cara pengorganisasian tertentu, yang dimaksudkan untuk mempercepat pembaharuan masing-masing record, serta pembaharuan secara serempak atas record terkait, juga untuk mempermudah dan mempercepat akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi, serta akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi,serta akses yang cepat terhadap data yang tersimpan yang harus digunakan secara bersama-sama untuk dibaca guna penyusunan laporan-laporan rutin atau khusus ataupun penyelidikan. ( George M Scoot, 2002)

Manajemen database : aplikasi perangkat lunak yang menyimpan struktur database, hubungan antar data dalam database, serta berbagai formulir dan laporan yang berkaitan dengan database.

Tujuan utama konsep database :

Meminimalkan pengulangan data.

Pengulangan data (data redudancy) adalah duplikasi data artinya data yang sama disimpan dalam beberapa file.

Mencapai indepedensi data.Indepedensi data adalah kemampuan membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.

C. STRUKTUR DATABASE

Struktur database hierarkis : struktur kelompok data dan subkelompok yang lebih kecil lagi menyerupai cabang-cabang pohon.

Dalam struktur ini untuk pindah dari suatu catatan di suatu cabang ke catatan dicabang lain harus kembali ke tempat asalk percabangan tadi. 

Struktur data base Jaringan : Struktur ini memungkinkan satu catatan tertentu menunjuk pada catatan lain dalam database.

Secara konseptual tiap catatan dalam data bse dapat memiliki penunjuk ke arah catatan lain dalam database

   

Struktur data relasional : struktur ini merupakan sekumpulan tabel dan hubungan antar record dilakukan atas dasar nilai-nilai pada suatu field dan record tidak didasarkan pada alamat dalam record.

D. MENCIPTAKAN DATABASE

Pada prinsipnya menciptakan data base mecakup tiga langkah yaitu :

1. Menentukan kebutuhan data, ada dua pendekatan yaitu :

   a. Pendekatan berorientasi proses

• Tentukan masalah
• Kenali keputusan yang diperlukan
• Deskripsikan kebutuhan informasi
• Tentukan pemrosesan yang diperlukan
• Tentukan kebutuhan data
• Spesifikasi data

   b. Pendekatan model perusahaan

• Buat model data enterprise
• Model data enterprise
• Kembangkan database
• Database

2. Menjelaskan data

Sistem manajemen database menggunakan istilah-istilah spesifik untuk menggambarkan definisi data yang mereka miliki. Setelah elemen-elemen data yang diperlukan ditentukan, maka dijelaskan dalam bentuk kamus data.

Sistem kamus data. Kamus data dapat berupa kertas atau file komputer.Jika berupa file sistem kamus data diperlukan untuk menciptakan dan memeliharanya, serta mempersiapkan untuk digunakan. Data description language. Setelah kamus data diciptakan, penjelasanya harus dimasukan dalam DBMS.

3. Memasukan data

Setelah skema dan subskema diciptakan, data dapat dimasukkan ke dalam database. Hal ini dapat dilaksanakan dengan mengetik data langsung ke dalam DBMS, membaca dari pita atau piringan, atau menscan data secara optis.

E. PENGELOLA DATABASE

Seorang spesialis informasi yang bertanggungjawab atas database disebut pengelola database (database administrator) atau DBA. Tugas DBA terbagi dalam empat area utama, yaitu :

1. Perencanaan database, meliputi kerjasama dengan para manajer untuk mendefinisikan skema perusahaan dan dengan para pemakai untuk mendefinisikan subskema mereka. Selain itu DBA berperan penting dalam memilih perangkat keras dan perangkat lunak sistem manajemen database.

2. Penerapan database, mencakup penciptaan database yang sesuai dengan spesifikasi DBMS yang dipilih, serta menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur penggunaan database.

3. Operasi database, mencakup menawarkan program-program pendidikan bagi pemakai database, dan menyediakan bantuan saat diperlukan.

4.  Keamanan database, meliputi pemantauan kegiatan database.

F. PENEMUAN PENGETAHUAN DALAM DATABASE

    (Knowledge discovery in database / KDD)

KDD mencakup sejumlah istilah yang sekarang ini mendapat banyak perhatian, yaitu :

1. Data warehousing 

Adalah perkembangan dari konsep database yang menyediakan suatu sumber daya data yang lebih baik bagi para pemakai dan memungkinkan pemakai untuk memanipulasi dan menggunakan data tersebut secara intuitif.

Konsep kunci : datawarehousing mencakup beragam data berbasis komputer yang sangat luas.

2. Data mart

Adalah suatu database yang berisi yang hanya menjelaskan satu segmen dari operasi perusahaan.

Contoh : data mart pemasaran, data mart keuangan, data mart produksi

3. Data mining 

Adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui oleh pemakai.

G. KEUNTUNGAN DATABASE

1.    Mengurangi pengulangan data.

Jumlah total file dapat dikurangi, dibandingkan bila file-file komputer disimpan terpisah di tiap aplikasi komputer, dengan menghapus data duplikasi di berbagai file.

2.    Mencapai independensi data.

Spesifikasi data disimpan dalam skema daripada dalam tiap program aplikasi. Perubahan data dibuat pada struktur data tanpa mempengaruhi program yang mengakes data.

3.    Mengintegrasikan data dari beberapa file.

Saat file dibentuk sehingga menyediakan kaitan logis, organisasi fisik tidak lagi menjadi kendala. Organisasi logis, pandangan pemakai dan program aplikasi tidak harus tercermin pada medium penyimpanan fisik.

4.    Mengambil data dan informasi secara cepat.

Hubungan-hubungan logis, data manipulation language, query language memungkinkan pemakai mengambil data dalam hitungan detik atau menit.

5.    Meningkatkan keamanan.

Data yang dikelola oleh DBMS lebih aman daripada data lain dalam perusahaan, karena dalam DBMS menyertakan kata sandi atau bahasa sandi.

H. KELEMAHAN  DAN KENDALA DBMS

1.    Memperoleh perangkat lunak dan perangkat keras yang mahal.

DBMS mainframe masih sangat mahal. DBMS berbasis komputer mikro, walau biayanya hanya beberapa ratus dolar,d apat merupakan pengeluaran yang besar bagi perusahaan kecil.

2.    Kurangnya  ahli database.

DBMS memerlukan pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan kemampuannya secara penuh. Pengetahuan khusus ini paling baik disediakan oleh para pengelola database (DBA)

3.    Biaya pemrosesan data sangat tinggi

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BERBASIS KOMPUTER

A. PENGELOLAAN INFORMASI

Aktifitas dalam pengelolaan informasi meliputi :

1. Memastikan bahwa data mentah yang diperlukan telah terkumpul.
2. Memproses data mentah menjadi informasi yang berguna.
3. Memastikan bahwa informasi yang diterima orang yang berhak dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga dapat dimanfaatkan dengan efektif.
4. Membuang informasi yang tidak berguna dengan informasi yang mutakhir dan akurat.

Pentingnya pengelolaan informasi :

Kompleksitas kegiatan bisnis yang meningkat

-    Adanya pengaruh ekonomi internasional

-    Persaingan tingkat dunia

-    Kompleksitas teknologi yang meningkat

-    Batas waktu yang semakin singkat

-    Kendala-kendala sosial/lingkungan

Kemampuan komputer yang semakin baik.

Ciri-ciri kemampuan komputer :

-    Pengolahan cepat

-    Tingkat akurasi tinggi

-    Kapasitas penyimpanan besar

-    Efektif untuk tugas yang berulang-ulang

-    Otomatis

-    Dapat berfungsi hampir secara terus menerus

-    Teliti dalam mendeteksi situasi menyimpang

-    Dapat diperbaiki dan ditingkatkan

B. PEMAKAI & PENGELOLA  INFORMASI

Pemakai informasi secara umum adalah :

1.    Manajer

2.    Non manajer

3.    Orang dan organisasi di dalam lingkungan perusahaan

4.    Orang dan organisasi di luar lingkungan perusahaan

Pengelola informasi (spesialis informasi) adalah menggambarkan pegawai perusahaan yang bertanggungjawab penuh untuh mengembangkan dan memelihara sistem informasi berbasis komputer.

Spesialis informasi digolongkan menjadi lima macam : 

Analis sistem

Adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai  cara komputer membantu pemecahan masalah.

Pengelola database (DBA)

Bekerja sama dengan pemakai dan analis sitem menciptakan basis data yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai.

Spesialis jaringan.

Adalah orang yang ahli dalam bidang komputer dan telekomunikasi, yang bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar.

Programer

Adalah orang yang berkerja dengan menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode program dalam bahasa tertentu untuk memproses data masukan yang tersedia menjadi keluaran berupa informasi bagi para pemakai.

Operator.

Adalah orang yang mengoperasikan peralatan komputer berskala besar.

C. END USER COMPUTING (EUC)

EUC diartikan sebagai pengembangan seluruh atau sebagian CBIS oleh pemakai tingkat akhir. EUC berkembang akibat empat pengaruh :

1.    Meningkatnya pengetahuan tentang komputer

2.    Antrian pekerjaan pada unit jasa dan informasi

3.    Perangkat keras komputer yang murah

4.    Tersedianya perangkat lunak jadi.

Tingkat –tingkat kemampuan EUC :

    Pemakai akhir tingkat menu ( menu level end users)

    Pemakai akhir tingkat perintah ( comand level end user)

    Pemakai akhir tingkat program (end user programmers)

    Personil pendukung fungsional (fungtional support personnel)

Manfaat EUC :

1.    Menyeimbangkan kemampuan dan tantangan

2.    Mengurangi kesenjangan komunikasi

Resiko EUC :

1.    Sistem yang buruk sasarannya.

2.    Sistem yang buruk rancangannya dan dokumentasinya.

3.    Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien

4.    Hilangnya integritas data

5.    Hilangnya keamanan

6.    Hilangnya pengendalian.

D. EVOLUSI SIM BERBASIS KOMPUTER

Fokus awal pada data

Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi.

Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .

Fokus baru pada informasi

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.

Fokus revisi pada pendukung keputusan.

Sistem pendukung keputusan (Decision support system)

= sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer.

Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.

Fokus pada Komunikasi

Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.

OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.

Fokus potensial pada konsultasi

Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).

Mencapai SIM berbasis komputer.

Dalam beberapa hal, tiap subsistem CBIS menyerupai suatu organisme hidup, lahir, tumbuh menjadi matang, berfungsi akhirnya mati. Proses evolusi ini disebut siklus hidup sistem, dan terdiri dari tahap-tahap berikut :

1.    Perencanaan

2.    Analisis

3.    Rancangan

4.    Penerapan

5.    Penggunaan.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A.    Definisi Sistem Informasi Manajemen

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru. Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari.

Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu. Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi menajemen melaksanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan. Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya.

Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.

Konsep Dasar Informasi

Terdapat beberapa definisi, antara lain :

1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.
3. Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making).

Nilai Informasi Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya

Sistem Manusia/Mesin Berdasarkan Komputer

Pada dasarnya orang dapat membahas sistem informasi manajemen tanpa komputer, tetapi adalah kemampuan komputer yang membuat SIM terwujud. Persoalannya bukan dipakai atau tidaknya komputer dalam sebuah sistem informasi manajemen, tetapi adalah sejauh mana berbagai proses akan dikomputerkan. Gagasan suatu sistem informasi/keputusan berdasarkan komputer berarti automatisasi total. Konsep sistem manusia/mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik dilakukan oleh mesin. Dalam sebagian terbesar persoalan, manusia dan mesin membentuk sebuah sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan seorang manusia pengolah.

Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan komputer berarti bahwa para perancang harus memilih pengetahuan cukup mengenai komputer dan penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia/mesin bahwa perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil keputusan.

Sistem Terpadu dengan “Data Base”

Sebuah sistem terpadu berdasarkan pada anggapan bahwa harus ada integrasi antara data dan pengolahan. Integrasi data dicapai melalui “data base”. Pada sebuah sistem pengolahan informasi, “data base” terdiri dari semua data yang dapat dijangkau oleh sistem. Pada SIM berdasarkan komputer, istilah “data base” biasanya dipakai khusus untuk data yang dapat dijangkau secara langsung oelh komputer. Manajemen sebuah “data base” adalah sebuah sistem perangkat lunak komputer yang disebut sebagai sebuah sistem manajemen “data base”. Sesuatu penerapan yang mamakai sebuah item (butir) data akan mengambil item data yang sama, yang hanya sekali disimpan dan disediakan untuk semua penerapan. Suatu peremajaan dari sebuah item data membuatnya sesuai untuk semua pemakaian.

Pengolahan terpadu dicapai melalui sebuah perencanaan sistem secara menyeluruh. Biasanya sistem dirancang sebagai suatu gabungan beberapa subsistem dan bukan sebagai sebuah sistem tunggal. Perancangan sistem ini dapat berupa sebuah komputer pusat besar, atau dapat pula merupakan sebuah jaringan kerja beberapa komputer kecil. Gagasan pokoknya adalah paduan terencana dari berbagai penerapan yang layak dan efektif.

Dukungan Operasi

Kecenderungan dalam pengolahan transaksi pada sistem-sistem mutakhir adalah menuju pengumpulan data secara “online” dan permintaan informasi (inquiry) secara online pula. Kemampuan memperoleh informasi secara online sangat besar peranannya dalam mendukung informasi. Ini berarti bahwa setiap petugas yang berwenang dapat memperoleh jawaban langsung atas sesuatu permintaan informasi seperti posisi terakhir perkiraan seorang pelanggan atau sediaan yang ada untuk jenis barang tertentu.

Pemanfaatan Manajemen dan Model Keputusan

Model-model pembantu keputusan ynag dipakai dalam sistem dapat berupa model cerdas (intelligence model) untuk menemukan persoalan, model keputusan (decision model) utnuk mengenali dan menganalisis penyelesaian yang mungkin, dan berbagai model pilihan seperti model optimisasi (optimization model) yang memberikan suatu penyelesaian optimal atau metode pemuas untuk memutuskan atas sebuah penyelesaian yang memuaskan. Dengankata lain, diperlukan berbagai ancanagan anlitis dan permodelan untuk memenuhi berbagai situsi yang memerlukan keputusan.

B.    Kegunaan / Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan yang strategis. Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak diketahui dari lingkungan 

Dalam sistem ini pengambil keputusan dianggap:

• Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya masing-masing
• Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.
• Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, volume penjualan, atau kegunaan.

Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup. Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu model keputusan, dan sebagainya.

PRINSIP-PRINSIP SISTEM INFORMASI

A.    PENGERTIAN SIM

Sistem Informasi Manajemen dapat didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data menjadi informasi yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan di tataran manajerial untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

B.    SIKLUS HIDUP INFORMASI

Siklus hidup informasi menggambarkan arus informasi dalam suatu kegiatan organisasi.

Gambar siklus hidup informasi

C.    PRINSIP POKOK SIM

1.    Perangkat keras

2.    Perangkat lunak

a.    Perangkat lunak sistem umum & terapan umum

b.    Program aplikasi

3.    Data base

4.    Prosedur

5.    Petugas pengoperasian

D.    UNSUR PENTING AGAR SIM EFEKTIF

Agar SIM dalam suatu organisasi dapat beroperasi secara efektif, maka perlu diperhatikan tentang beberapa unsur penting berikut :

1.    Data yang dibutuhkan

2.    Kapan data dibutuhkan

3.    Siapa yang membutuhkan

4.    Dimana data dibutuhkan

5.    Dalam bentuk apa saja data dibutuhkan

6.    Prioritas yang diberikan dari bermacam data

7.    Prosedur / mekanisme yang digunakan untuk memproses data

8.    Bagaimana pengaturan umpan balik

9.    Mekanisme evaluasi yang digunakan

D. BENTUK ANATOMI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

E.    JARINGAN KERJA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Jaringan kerja SIM adalah terdiri atas :

1.    Perencanaan strategi dan pengendalian manajemen

2.    Fungsi operasional

3.    Unit fungsional

Hierarki pengendalian dalam jaringan kerja SIM dapat digambarkan sebagai berikut :

Jaringan kerja SIM akan memberikan implikasi sebagai berikut :

1. Sistem informasi didesain untuk menyediakan informasi bagi setiap unit fungsional
2. Sistem informasi untuk unit fungsional yang saling berhubungan dapat dikelompokkan ke dalam suatu subsistem yang melayani kelompok fungsi itu (fungsi operasional)
3. Kaitan antar unit fungsional dapat disederhanakan dengan pemakaian kaitan informasi antar kelompok dan dengan jalan pemakaian file sebagai penyangga.

Pada kenyataanya pengelompokkan fungsi organisasi pada setiap organisasi tidak seragam. Namun demikian pada umumnya fungsi-fungsi dalam organisasi meliputi :

1. Produksi, meliputi kegiatan produksi, produk keteknikan dan lain-lain.
2. Pemasaran, meliputi riset pasar, periklanan, promosi, penjualan dll.
3. Logistik, meliputi kegiatan pembelian, persediaan, distribusi dll
4. Keuangan dan akuntansi, meliputi kegiatan pembelanjaan, akuntansi keuangan, akuntansi biaya, penganggaran dll.
5. HRD, meliputi kegiatan pengembangan sumber daya manusia

E. ELEMEN OPERASIONAL SIM

Komponen fisik dan keluaran dalam SIM adalah melaksanakan fungsi pengolahan. Elemen-elemen operasional sebagai fungsi pengolahan pada  suatu SIM adalah terdiri atas :

1. Pengolahan data, meliputi :

    a. Pengolahan transaksi internal organisasi

    b. Pengolahan transaksi eksternal organisasi

    c. Penyajian transaksi meliputi :

• Penyajian secara langsung
• Penyajian berupa laporan
• Mengkomunikasikan transaksi.